VĂN HÓA GIAO TIẾP BẰNG EMAIL TRONG CÔNG VIỆC

I. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp bằng email

1. Các nguyên tắc

Văn hóa giao tiếp và ứng xử trong công việc là một yếu tố rất quan trọng, đảm bảo sự thành công của mỗi cá nhân, bộ phận và cả Công ty. Mục tiêu của giao tiếp email nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho việc trao đổi, tiếp thu thông tin. Muốn giao tiếp email có hiệu quả, nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tôn trọng đối tượng giao tiếp;

- Mang tính xây dựng tích cực;

- Nội dung rõ ràng, câu cú ngắn gọn và có trọng tâm

- Đúng người, đúng thời điểm.

2. Kỹ năng giao tiếp email

2.1. Viết email ngắn gọn

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó (hoặc cần gấp) thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một điều gì đó có nội dung phức tạp, thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là qua email.

2.2. Sử dụng dòng Subject (chủ đề)

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới. Subject là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Subject có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống không có chủ đề.

2.3. Đặt cấu trúc cho email 

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt 100%”: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành, chúc sức khỏe…

2.4. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Nên tránh các câu hỏi mang tính như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những sai xót về chính tả, nội dung khó hiểu…

2.5. Reply All

Nên xem xét kỹ trước khi chọn reply all, chỉ cần thiết mới dùng đến, để tránh làm phiền những người không liên quan nội dung công việc cần thông tin.

II. Văn hóa giao tiếp email nên áp dụng ở Công ty

Mọi giao tiếp nhằm mục tiêu tạo ra môi trường có lợi nhất cho sự phát triển của Công ty, thuận lợi cho công việc. Trên cơ sở đó, mọi cán bộ, nhân viên cần tìm hiểu, áp dụng đúng các quy tắc sau về văn hóa giao tiếp công việc qua email:

1. Email trao đổi công việc giữa các nhân viên Công ty (cùng hoặc không cùng bộ phận) đều (CC) cho quản lý trực tiếp của mình và quản lý trực tiếp của người mà mình trao đổi công việc. Email trao đổi công việc với đối tác ngoài Công ty phải cc quản lý cấp trên (cả Ban Giám đốc Công ty nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu).

2. 100% email mà cấp dưới gửi quản lý trực tiếp nhằm xin ý kiến chỉ đạo, đề xuất công việc phải được phản hồi chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc. Trong tình huống đang thực hiện công tác ngoại tỉnh thì chậm nhất là 03 ngày làm việc, quản lý trực tiếp phải phản hồi. Nếu là các đề xuất vượt cấp, các quản lý trung gian phải có ý kiến tham mưu cho cấp trên trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.

3. 100% email mà nhân viên bộ phận này giao tiếp nhằm trao đổi, phối hợp công việc với bộ phận khác thì người nhận được thư phải phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc (tính từ thời điểm gửi email).

4. 100% email mà cấp trên gửi cấp dưới để hướng dẫn hay chỉ đạo, yêu cầu công việc phải được cấp dưới phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc và phải nêu cụ thể là đã rõ hay chưa, đồng ý thực hiện chỉ đạo công việc không hay có đề xuất gì khác. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.

5. Email phải có tiêu đề rõ ràng để thể hiện nội dung cơ bản của email, nội dung cần có lời chào, chúc, cảm ơn và cuối thư phải có “chữ ký” ghi rõ mình là ai (họ tên, chức vụ, bộ phận công tác, số điện thoại liên hệ).

6. Thư góp ý, phê bình hay khiếu nại cần mang tính xây dựng và thái độ tích cực. Nghiêm cấm mọi giao tiếp dùng những lời lẽ hằn học, kích động, thiếu tính xây dựng hoặc xúc phạm người được góp ý.”

Nguồn Namthinh

I. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp bằng email
1. Các nguyên tắc
Văn hóa giao tiếp và ứng xử trong công việc là một yếu tố rất quan trọng, đảm bảo sự thành công của mỗi cá nhân, bộ phận và cả Công ty. Mục tiêu của giao tiếp email nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho việc trao đổi, tiếp thu thông tin. Muốn giao tiếp email có hiệu quả, nên tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tôn trọng đối tượng giao tiếp;
- Mang tính xây dựng tích cực;
- Nội dung rõ ràng, câu cú ngắn gọn và có trọng tâm
- Đúng người, đúng thời điểm.
2. Kỹ năng giao tiếp email
2.1. Viết email ngắn gọn
Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.
Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó (hoặc cần gấp) thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một điều gì đó có nội dung phức tạp, thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là qua email.
2.2. Sử dụng dòng Subject (chủ đề)
Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới. Subject là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Subject có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống không có chủ đề.
2.3. Đặt cấu trúc cho email 
Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt 100%”: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành, chúc sức khỏe…
2.4. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Nên tránh các câu hỏi mang tính như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).
Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những sai xót về chính tả, nội dung khó hiểu…
2.5. Reply All
Nên xem xét kỹ trước khi chọn reply all, chỉ cần thiết mới dùng đến, để tránh làm phiền những người không liên quan nội dung công việc cần thông tin.
II. Văn hóa giao tiếp email nên áp dụng ở Công ty
Mọi giao tiếp nhằm mục tiêu tạo ra môi trường có lợi nhất cho sự phát triển của Công ty, thuận lợi cho công việc. Trên cơ sở đó, mọi cán bộ, nhân viên cần tìm hiểu, áp dụng đúng các quy tắc sau về văn hóa giao tiếp công việc qua email:
1. Email trao đổi công việc giữa các nhân viên Công ty (cùng hoặc không cùng bộ phận) đều (CC) cho quản lý trực tiếp của mình và quản lý trực tiếp của người mà mình trao đổi công việc. Email trao đổi công việc với đối tác ngoài Công ty phải cc quản lý cấp trên (cả Ban Giám đốc Công ty nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu).
2. 100% email mà cấp dưới gửi quản lý trực tiếp nhằm xin ý kiến chỉ đạo, đề xuất công việc phải được phản hồi chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc. Trong tình huống đang thực hiện công tác ngoại tỉnh thì chậm nhất là 03 ngày làm việc, quản lý trực tiếp phải phản hồi. Nếu là các đề xuất vượt cấp, các quản lý trung gian phải có ý kiến tham mưu cho cấp trên trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.
3. 100% email mà nhân viên bộ phận này giao tiếp nhằm trao đổi, phối hợp công việc với bộ phận khác thì người nhận được thư phải phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc (tính từ thời điểm gửi email).
4. 100% email mà cấp trên gửi cấp dưới để hướng dẫn hay chỉ đạo, yêu cầu công việc phải được cấp dưới phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc và phải nêu cụ thể là đã rõ hay chưa, đồng ý thực hiện chỉ đạo công việc không hay có đề xuất gì khác. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.
5. Email phải có tiêu đề rõ ràng để thể hiện nội dung cơ bản của email, nội dung cần có lời chào, chúc, cảm ơn và cuối thư phải có “chữ ký” ghi rõ mình là ai (họ tên, chức vụ, bộ phận công tác, số điện thoại liên hệ).
6. Thư góp ý, phê bình hay khiếu nại cần mang tính xây dựng và thái độ tích cực. Nghiêm cấm mọi giao tiếp dùng những lời lẽ hằn học, kích động, thiếu tính xây dựng hoặc xúc phạm người được góp ý.”
- See more at: http://namthinh.com.vn/van-hoa-giao-tiep-bang-email-trong-cong-viec#sthash.9CzfbO2G.dpuf

I. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp bằng email
1. Các nguyên tắc
Văn hóa giao tiếp và ứng xử trong công việc là một yếu tố rất quan trọng, đảm bảo sự thành công của mỗi cá nhân, bộ phận và cả Công ty. Mục tiêu của giao tiếp email nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho việc trao đổi, tiếp thu thông tin. Muốn giao tiếp email có hiệu quả, nên tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tôn trọng đối tượng giao tiếp;
- Mang tính xây dựng tích cực;
- Nội dung rõ ràng, câu cú ngắn gọn và có trọng tâm
- Đúng người, đúng thời điểm.
2. Kỹ năng giao tiếp email
2.1. Viết email ngắn gọn
Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.
Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó (hoặc cần gấp) thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một điều gì đó có nội dung phức tạp, thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là qua email.
2.2. Sử dụng dòng Subject (chủ đề)
Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới. Subject là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Subject có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống không có chủ đề.
2.3. Đặt cấu trúc cho email 
Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt 100%”: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành, chúc sức khỏe…
2.4. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Nên tránh các câu hỏi mang tính như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).
Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những sai xót về chính tả, nội dung khó hiểu…
2.5. Reply All
Nên xem xét kỹ trước khi chọn reply all, chỉ cần thiết mới dùng đến, để tránh làm phiền những người không liên quan nội dung công việc cần thông tin.
II. Văn hóa giao tiếp email nên áp dụng ở Công ty
Mọi giao tiếp nhằm mục tiêu tạo ra môi trường có lợi nhất cho sự phát triển của Công ty, thuận lợi cho công việc. Trên cơ sở đó, mọi cán bộ, nhân viên cần tìm hiểu, áp dụng đúng các quy tắc sau về văn hóa giao tiếp công việc qua email:
1. Email trao đổi công việc giữa các nhân viên Công ty (cùng hoặc không cùng bộ phận) đều (CC) cho quản lý trực tiếp của mình và quản lý trực tiếp của người mà mình trao đổi công việc. Email trao đổi công việc với đối tác ngoài Công ty phải cc quản lý cấp trên (cả Ban Giám đốc Công ty nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu).
2. 100% email mà cấp dưới gửi quản lý trực tiếp nhằm xin ý kiến chỉ đạo, đề xuất công việc phải được phản hồi chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc. Trong tình huống đang thực hiện công tác ngoại tỉnh thì chậm nhất là 03 ngày làm việc, quản lý trực tiếp phải phản hồi. Nếu là các đề xuất vượt cấp, các quản lý trung gian phải có ý kiến tham mưu cho cấp trên trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.
3. 100% email mà nhân viên bộ phận này giao tiếp nhằm trao đổi, phối hợp công việc với bộ phận khác thì người nhận được thư phải phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc (tính từ thời điểm gửi email).
4. 100% email mà cấp trên gửi cấp dưới để hướng dẫn hay chỉ đạo, yêu cầu công việc phải được cấp dưới phản hồi chậm nhất trong vòng 01 ngày làm việc và phải nêu cụ thể là đã rõ hay chưa, đồng ý thực hiện chỉ đạo công việc không hay có đề xuất gì khác. Nếu không có phản hồi gì, được coi là đã đồng ý thực hiện.
5. Email phải có tiêu đề rõ ràng để thể hiện nội dung cơ bản của email, nội dung cần có lời chào, chúc, cảm ơn và cuối thư phải có “chữ ký” ghi rõ mình là ai (họ tên, chức vụ, bộ phận công tác, số điện thoại liên hệ).
6. Thư góp ý, phê bình hay khiếu nại cần mang tính xây dựng và thái độ tích cực. Nghiêm cấm mọi giao tiếp dùng những lời lẽ hằn học, kích động, thiếu tính xây dựng hoặc xúc phạm người được góp ý.”

- See more at: http://namthinh.com.vn/van-hoa-giao-tiep-bang-email-trong-cong-viec#sthash.xnbGabBW.dpuf